Szkolenia dla nauczycieli, którzy chcą zacząć przyjmować własne zlecenia – jak uniknąć nieporozumień z klientem?

Nauczyciel może świetnie prowadzić grupę dzieci, znać dziesiątki zabaw i dobrze reagować w trudnych sytuacjach, a mimo to popełnić poważne błędy przy pierwszym własnym zleceniu animacyjnym.

Dlaczego?

Bo podczas prywatnej imprezy pojawia się ktoś, kogo w szkolnej sali zwykle nie ma w tej samej roli: klient, który płaci za konkretnie ustaloną usługę.

I właśnie tutaj zaczynają się nieporozumienia.

Animator myśli, że „balony” oznaczają kilka figurek dla dzieci. Klient oczekuje dekoracji całej sali. Animator przyjeżdża prowadzić dwie godziny zabaw, a na miejscu dowiaduje się, że ma również pilnować dzieci podczas obiadu. Klient mówi o dziesięciorgu uczestników, a pojawia się trzydzieścioro.

Dlatego osoba, która chce przejść od prowadzenia zajęć do samodzielnego przyjmowania zleceń, powinna uczyć się nie tylko animacji. Potrzebuje również podstaw rozmowy z klientem, budowania oferty, określania zakresu usługi i potwierdzania ustaleń.

Praktyczne szkolenia dla nauczycieli mogą być dobrym początkiem rozwoju umiejętności animacyjnych. Jeżeli jednak planujesz przyjmować własne zlecenia, kolejny krok powinien dotyczyć również strony organizacyjnej i biznesowej.

Z mojego doświadczenia wynika, że wiele problemów na imprezach nie wynika ze słabego programu. Wynika z tego, że każda ze stron wyobrażała sobie zamówioną usługę inaczej.

 

Największy błąd początkującego animatora: „dogadaliśmy się przez telefon”

Rozmowa telefoniczna jest wygodna. Można szybko ustalić termin, godzinę i ogólny zakres imprezy.

Problem zaczyna się tydzień później.

Animator pamięta:

„Dwie godziny animacji dla około 12 dzieci.”

Klient pamięta:

„Animator zajmuje się dziećmi przez całe przyjęcie.”

Nikt nie musi świadomie wprowadzać drugiej strony w błąd. Czasami dwie osoby po prostu inaczej rozumieją te same słowa.

Dlatego po rozmowie warto wysłać krótkie pisemne podsumowanie.

Nie musi to być dokument na pięć stron.

W podstawowym potwierdzeniu powinny znaleźć się między innymi:

• data wydarzenia,
• dokładny adres,
• godzina rozpoczęcia,
• czas trwania usługi,
• orientacyjna liczba dzieci,
• wiek uczestników,
• wybrany pakiet,
• atrakcje wchodzące w zakres,
• cena uzgodnionej usługi,
• informacja o ewentualnym dojeździe,
• najważniejsze wymagania dotyczące miejsca.

Po takim podsumowaniu klient może od razu napisać:

„Nie, miały być jeszcze tatuaże brokatowe.”

I świetnie.

Lepiej wyjaśnić to siedem dni przed imprezą niż siedem minut przed jej rozpoczęciem.

 

Nie sprzedawaj słów, które każdy może rozumieć inaczej

„Animacje”.

„Balony”.

„Bańki”.

„Malowanie”.

„Opieka nad dziećmi”.

Każde z tych określeń może oznaczać dla klienta coś innego niż dla animatora.

Weźmy balony.

Dla jednego animatora oznaczają modelowanie kilku prostych figurek. Dla innego dekorację balonową. Dla klienta hasło „balony w pakiecie” może oznaczać jedno i drugie.

Dlatego dobrze przygotowana oferta nie powinna ograniczać się do nazw atrakcji.

Zamiast:

„Pakiet zawiera balony.”

lepiej napisać:

„Modelowanie prostych figurek z balonów podczas animacji.”

Jeżeli sprzedajesz dekorację, opisz ją jako oddzielną usługę.

Na Impra.shop szerzej omawialiśmy ten problem w materiale o tym, czy balony na imprezie są dekoracją, atrakcją czy osobną usługą.

Im bardziej precyzyjna oferta, tym mniej miejsca na domysły.

 

Klient powinien wiedzieć nie tylko, co dostaje, ale również czego nie kupuje

To bardzo ważna zasada.

Początkujący często boją się stawiać granice w ofercie. Chcą być elastyczni i pomocni, więc odpowiadają:

„Tak, jakoś to zrobimy.”

Po kilku takich „drobiazgach” dwugodzinna animacja zaczyna obejmować:

• prowadzenie zabaw,
• malowanie twarzy,
• balony,
• bańki,
• pomoc przy torcie,
• pilnowanie dzieci podczas jedzenia,
• sprzątanie sali,
• rozdawanie prezentów,
• robienie zdjęć telefonami rodziców.

Problem nie polega nawet na tym, że którejś z tych rzeczy nie wolno zrobić.

Problem polega na tym, że nie zostały wcześniej ustalone jako część usługi.

Jeżeli animator chce oferować dodatkowe elementy, powinny być świadomą częścią oferty.

Nie przypadkowym rozszerzeniem, które pojawia się już podczas wydarzenia.

 

Pakiet powinien odpowiadać na proste pytanie: co dokładnie wydarzy się na imprezie?

Dobra oferta nie musi być długa.

Powinna być czytelna.

Klient po jej przeczytaniu powinien wiedzieć:

• jak długo pracuje animator,
• dla jakiej liczby dzieci przewidziany jest pakiet,
• jakie aktywności mogą się pojawić,
• które elementy są stałe,
• które zależą od warunków i wieku uczestników,
• czy materiały są w cenie,
• czy dojazd jest wliczony,
• jakiej przestrzeni wymaga usługa.

Nie polecam natomiast obiecywania sztywnej kolejności dwudziestu zabaw.

Animator potrzebuje możliwości reagowania na grupę.

Dlatego zamiast deklarować:

„O 15:10 chusta, o 15:25 tunel, o 15:40 bańki.”

lepiej określić zakres programu i zaznaczyć, że prowadzący dobiera konkretne aktywności do wieku, liczby dzieci, warunków i zaangażowania grupy.

To nie jest unikanie konkretów.

To świadome rozdzielenie zakresu usługi od scenariusza prowadzonego na żywo.

 

Pytanie o liczbę dzieci nie jest formalnością

Klient mówi:

„Będzie około dziesięciorga.”

Animator przyjeżdża i widzi dwadzieścioro pięcioro.

To nie jest drobna różnica.

Liczba uczestników wpływa między innymi na:

• dobór zabaw,
• ilość materiałów,
• tempo pracy,
• organizację kolejek,
• czas potrzebny na atrakcje indywidualne,
• bezpieczeństwo grupy,
• realność wykonania całego programu.

Przy malowaniu twarzy, tatuażach czy modelowaniu balonów różnica jest jeszcze bardziej widoczna.

Jeżeli przygotujesz materiały dla dziesięciu osób, a pojawi się trzydzieścioro dzieci, nie da się tego problemu rozwiązać samym entuzjazmem.

Dlatego przed wydarzeniem warto ponownie potwierdzić orientacyjną liczbę uczestników.

Jeżeli znacząco się zmieniła, jest jeszcze czas, żeby dostosować program albo zakres zamówienia.

 

Wiek dzieci zmienia więcej niż początkujący często zakłada

„Dzieci” nie są jedną grupą odbiorców.

Program przygotowany dla czterolatków może zupełnie nie zainteresować dziesięciolatków.

I odwrotnie.

Dlatego pytanie:

„Ile dzieci będzie?”

powinno być od razu uzupełnione pytaniem:

„W jakim mniej więcej wieku?”

Jeżeli grupa jest mieszana, animator powinien wiedzieć o tym wcześniej.

Wtedy może przygotować aktywności:

• bez eliminacji,
• z różnymi poziomami trudności,
• umożliwiające starszym i młodszym wspólny udział,
• które można szybko zmodyfikować.

Właśnie takie praktyczne podstawy prowadzenia grupy warto opanować przed własnymi realizacjami. Dobrym punktem startowym jest Animator Zabaw.

 

Nie obiecuj atrakcji bez sprawdzenia miejsca

Wielkie bańki brzmią świetnie.

Do momentu, w którym okazuje się, że impreza odbywa się w niewielkim pokoju z jasną kanapą, stołem zastawionym jedzeniem i śliską podłogą.

Podobnie może być z zabawami ruchowymi.

Klient słyszy:

„Będą animacje ruchowe.”

A animator na miejscu dostaje trzy metry wolnej przestrzeni pomiędzy stołami.

Dlatego przed zleceniem warto ustalić:

• czy wydarzenie odbywa się wewnątrz czy na zewnątrz,
• jak duża jest przestrzeń,
• czy animator będzie miał osobną strefę,
• czy obok odbywają się inne atrakcje,
• czy dostępna jest woda,
• czy jest prąd, jeżeli jest potrzebny,
• czy można wykonywać planowane atrakcje w danym miejscu.

Jeśli organizator ma możliwość przesłania zdjęcia przestrzeni, może to zaoszczędzić wiele późniejszych niespodzianek.

 

Plan B powinien być częścią przygotowania, a nie improwizacją w panice

Planujesz imprezę w ogrodzie.

Co robisz, jeśli pada?

Klient mówi:

„Przeniesiemy wszystko do domu.”

Tylko że w domu nie ma miejsca na połowę zaplanowanych aktywności.

W takim przypadku jeszcze przed wydarzeniem warto ustalić:

• czy istnieje miejsce zastępcze,
• które atrakcje można przenieść pod dach,
• które trzeba zastąpić,
• jak wygląda wariant programu na małej przestrzeni.

Profesjonalny animator nie powinien potrzebować idealnych warunków do przeprowadzenia dobrej imprezy.

Powinien natomiast wiedzieć, w jakich warunkach określonej usługi po prostu nie da się wykonać zgodnie z założeniami.

 

Nie kupuj całego magazynu przed pierwszym zleceniem

Nowy animator często zaczyna od zakupów.

Chusta, tunele, piłeczki, balony, sprzęt do baniek, farby, brokaty, gry, głośnik, skrzynie i kolejne dodatki.

Tymczasem wyposażenie powinno wynikać z oferty.

Nie odwrotnie.

Na Impra.shop zwracaliśmy na to uwagę w materiale o atrakcjach na urodziny. Nawet duża liczba rekwizytów nie zastąpi umiejętności prowadzenia grupy i właściwego dopasowania programu.

Lepiej stworzyć dwa dobrze przygotowane pakiety i kupić sprzęt potrzebny właśnie do nich niż posiadać trzydzieści atrakcji, których nie potrafisz sprawnie połączyć w jedną usługę.

 

Ustal, kto odpowiada za dzieci podczas wydarzenia

To bardzo istotny temat, szczególnie gdy klient używa sformułowania:

„Animator przypilnuje dzieci.”

Animacja nie powinna automatycznie oznaczać przejęcia wszystkich obowiązków opiekuna.

Zakres odpowiedzialności i organizację wydarzenia trzeba ustalić przed imprezą, szczególnie gdy:

• wydarzenie odbywa się na dużym terenie,
• dzieci mogą swobodnie opuszczać strefę animacji,
• w pobliżu jest basen, ulica, schody lub inne potencjalne zagrożenie,
• grupa jest bardzo liczna,
• uczestniczą bardzo małe dzieci.

Animator prowadzi zaplanowaną usługę. Rodzic lub organizator nie powinien zakładać bez wcześniejszego ustalenia, że od momentu wejścia animatora może całkowicie przestać interesować się tym, gdzie znajduje się dziecko.

 

Nie dodawaj bez końca „drobnych rzeczy gratis”

Klient pyta:

„A może jeszcze dwie dekoracje z balonów?”

„A pomalujesz też kilka dorosłych?”

„A możesz zostać jeszcze pół godziny?”

„A zrobisz dzieciom dodatkowo warkoczyki?”

Pojedyncza prośba może być niewielka.

Problem pojawia się wtedy, kiedy kolejne dodatki zaczynają zmieniać całą usługę.

Animator powinien rozróżniać:

• naturalną elastyczność podczas realizacji,
• drobny gest wobec klienta,
• realne rozszerzenie zakresu zlecenia.

Nie ma niczego złego w dodaniu czegoś od siebie.

Ale powinno to być świadome.

Jeżeli każdy klient otrzymuje godzinę dodatkowej pracy i kilka dodatkowych usług, to przestają być one gratisem. Stają się standardem, którego animator nie uwzględnił w swojej ofercie.

 

Impreza trwa dwie godziny, ale zlecenie zaczyna się dużo wcześniej

To kolejna rzecz, której nie widać, kiedy ktoś patrzy na pracę animatora z boku.

Dwie godziny animacji mogą wymagać dodatkowo:

• rozmowy z klientem,
• przygotowania oferty,
• potwierdzenia szczegółów,
• zaplanowania programu,
• spakowania sprzętu,
• dojazdu,
• wniesienia materiałów,
• przygotowania stanowiska,
• posprzątania po realizacji,
• powrotu,
• umycia i uzupełnienia sprzętu.

Jeżeli nauczyciel rozważa animacje jako dodatkowe zajęcie, powinien uwzględnić cały ten czas.

Nie tylko moment, w którym faktycznie stoi przed dziećmi.

Nie oznacza to, że własne zlecenia muszą być nieopłacalne. Oznacza jedynie, że trzeba je liczyć i planować realistycznie.

Nie ma też gwarancji określonego dochodu czy liczby klientów. Wyniki zależą od wielu czynników, w tym lokalnego rynku, oferty, doświadczenia, kosztów i dostępności.

 

Nie kopiuj ślepo oferty konkurencji

To częsty skrót.

Początkujący znajduje stronę innego animatora i myśli:

„Skoro on ma trzy pakiety, zrobię dokładnie takie same.”

Tylko że nie wiadomo:

• jak długo ta osoba pracuje,
• jakie ma wyposażenie,
• ile osób realizuje usługę,
• jakie ma koszty,
• jak szybko wykonuje konkretne atrakcje,
• jakie ma doświadczenie.

Oferta powinna wynikać z tego, co Ty rzeczywiście potrafisz bezpiecznie i sprawnie zrealizować.

Można obserwować rynek. Nie trzeba jednak kopiować każdej atrakcji tylko dlatego, że ktoś inny ją sprzedaje.

 

Nie oferuj techniki, której dopiero będziesz się uczyć dzień przed imprezą

Klient zamawia określony efekt.

Nie płaci za eksperyment.

Jeżeli nigdy nie wykonywałeś tatuaży brokatowych, pierwszy kontakt z klejem i szablonem nie powinien odbywać się na ręce dziecka podczas płatnego wydarzenia.

Jeżeli dopiero uczysz się modelowania, przetestuj wcześniej balony.

Jeżeli chcesz wykonywać wielkie bańki, naucz się obsługi sprzętu przed imprezą.

Jeżeli dodajesz dekoracje, przećwicz ich wykonanie i oszacuj realny czas pracy.

Najpierw ćwiczenie.

Później usługa.

Na Impra.shop działa również dział kurs animatora, w którym można sprawdzić różne kierunki rozwoju umiejętności animacyjnych.

 

Przed imprezą zrób własną kartę zlecenia

To jedno z najprostszych narzędzi organizacyjnych.

Nie musisz kupować skomplikowanego systemu.

Może to być jeden formularz zawierający:

• imię i kontakt klienta,
• datę,
• miejsce,
• godziny realizacji,
• rodzaj wydarzenia,
• liczbę dzieci,
• wiek dzieci,
• wybrany pakiet,
• ustalone dodatki,
• informacje o miejscu,
• kwotę,
• ustalenia dotyczące dojazdu,
• ważne informacje organizacyjne.

Przed wyjazdem otwierasz jedną kartę i od razu wiesz, na jakie wydarzenie jedziesz.

Przy kilku zleceniach w miesiącu przestajesz polegać na pamięci i przeszukiwaniu dziesiątek wiadomości.

To drobna rzecz, która bardzo szybko zaczyna oszczędzać czas.

 

Potwierdź zlecenie ponownie przed wydarzeniem

Nawet jeżeli wszystko zostało ustalone miesiąc wcześniej, przed imprezą dobrze wysłać krótkie potwierdzenie.

Sprawdź:

• czy godzina się nie zmieniła,
• czy adres jest aktualny,
• czy liczba dzieci znacząco się nie zmieniła,
• czy impreza nadal odbywa się w tym samym miejscu,
• czy nie zmienił się zakres zamówienia.

Takie potwierdzenie może wychwycić sytuację, w której klient był przekonany, że poinformował Cię o zmianie, ale w rzeczywistości tego nie zrobił.

Znacznie łatwiej poprawić godzinę dzień wcześniej niż wtedy, kiedy animator stoi przed zamkniętą salą.

 

Na miejscu nie rozpoczynaj od rozpakowania całej torby

Najpierw znajdź osobę odpowiedzialną za wydarzenie.

Potwierdź:

• gdzie znajduje się strefa animacji,
• czy ustalenia pozostają aktualne,
• gdzie można odłożyć rzeczy,
• czy są jakieś zmiany organizacyjne,
• o której planowany jest tort, posiłek lub inny ważny punkt programu.

Dopiero później przygotowuj stanowisko.

To szczególnie ważne na weselach, większych urodzinach i imprezach firmowych, gdzie program wydarzenia może się zmienić.

Sprzęt jest narzędziem, a nie centrum realizacji. Podobną zasadę omawiamy w materiale o sprzęcie animatora.

 

Po zleceniu zapisz, co zadziałało, a co trzeba zmienić

Po powrocie nie wystarczy odstawić torby.

Warto poświęcić kilka minut na krótkie podsumowanie.

Zapisz:

• które atrakcje działały najlepiej,
• co zajęło więcej czasu niż zakładałeś,
• czego zabrakło,
• co było niepotrzebne,
• jakie pytanie klienta zaskoczyło Cię przed imprezą,
• czy opis pakietu był wystarczająco jasny,
• co trzeba zmienić przed następnym zleceniem.

Po pięciu czy dziesięciu realizacjach takie notatki pokażą bardzo konkretne wzorce.

Może się okazać, że prawie każdy klient pyta o tę samą rzecz.

Wtedy nie odpowiadaj na nią za każdym razem od początku.

Dodaj odpowiedź do oferty.

Tak właśnie powinna rozwijać się usługa: na podstawie realnych sytuacji, a nie wyobrażeń.

 

Nauczyciel ma mocne podstawy, ale własne zlecenie to nowa rola

Nauczyciel wchodzący w animacje nie zaczyna od zera.

Ma doświadczenie w:

• pracy z grupą,
• komunikacji,
• rozwiązywaniu konfliktów,
• planowaniu aktywności,
• reagowaniu na zmieniającą się sytuację.

Przy własnych zleceniach dochodzą jednak nowe zadania:

• pozyskanie zapytania,
• rozpoznanie potrzeb klienta,
• przygotowanie oferty,
• ustalenie zakresu,
• wycena,
• organizacja dojazdu,
• przygotowanie wyposażenia,
• realizacja zgodna z ustaleniami.

Dlatego rozsądna ścieżka rozwoju może wyglądać następująco:

1. najpierw opanuj praktyczne podstawy animacji,
2. przećwicz konkretne techniki,
3. zbuduj prostą ofertę,
4. naucz się rozmawiać z klientem,
5. stwórz system przyjmowania zleceń,
6. dopiero później rozbudowuj pakiety.

Nie trzeba od pierwszego dnia mieć największej firmy animacyjnej w mieście.

Trzeba natomiast wiedzieć, co się sprzedaje, komu, za co klient płaci i co dokładnie zostanie wykonane.

 

FAQ – nauczyciel, własne zlecenia i kontakt z klientem

Co nauczyciel powinien ustalić przed pierwszym zleceniem animacyjnym?

Przede wszystkim datę, miejsce, godziny pracy, liczbę i wiek dzieci, zakres atrakcji, cenę, warunki przestrzeni oraz najważniejsze kwestie organizacyjne. Ustalenia warto później krótko potwierdzić pisemnie.

Czy ustalenia telefoniczne wystarczą?

Rozmowa telefoniczna może być wygodnym sposobem omówienia szczegółów, ale warto później wysłać pisemne podsumowanie. Pozwala ono obu stronom sprawdzić, czy tak samo rozumieją zakres zamówienia.

Dlaczego trzeba dokładnie opisać atrakcje?

Ponieważ określenia takie jak „balony”, „animacje” czy „bańki” mogą być różnie rozumiane. Precyzyjny opis zmniejsza ryzyko, że klient będzie oczekiwał usługi innej niż ta przygotowana przez animatora.

Czy animator powinien zgadzać się na dodatkowe atrakcje już podczas imprezy?

Może zachować elastyczność, ale powinien rozróżniać drobne zmiany programu od faktycznego rozszerzenia usługi. Dodatkowa atrakcja może wymagać materiałów, czasu i przygotowania, których wcześniej nie uwzględniono.

Po co pytać o liczbę i wiek dzieci?

Te informacje wpływają na dobór programu, ilość materiałów, czas wykonywania atrakcji indywidualnych oraz organizację całej grupy. Program dla kilku przedszkolaków będzie wyglądał inaczej niż animacja dla dużej grupy dzieci w różnym wieku.

Czy nauczyciel potrzebuje dodatkowego przygotowania do pracy jako animator?

Doświadczenie w pracy z dziećmi daje bardzo dobre podstawy, ale animacja eventowa ma własną specyfikę. Dochodzą między innymi kontakt z klientem, zmienny skład grupy, praca w różnych miejscach oraz konieczność dostosowania programu do wydarzenia.

Czy kurs biznesowy gwarantuje zdobycie klientów?

Nie. Żaden kurs nie gwarantuje określonej liczby klientów, zleceń ani dochodu. Może natomiast pomóc uporządkować wiedzę dotyczącą prowadzenia działalności animacyjnej i świadomego budowania własnej oferty.

Czy trzeba od razu kupować dużo sprzętu?

Nie. Rozsądniej jest najpierw zbudować konkretną ofertę i repertuar, a później dobrać do nich wyposażenie. Duża liczba rekwizytów nie zastępuje umiejętności prowadzenia animacji.